Studentinfo

Office-programma’s en e-mail gaan veranderen bij Avans

8 februari 2018 door DIF ICT en Facilitaire dienst

Medewerkers en studenten van Avans werken in de toekomst met Office 365. Het is dan eenvoudiger om digitaal met elkaar samen te werken. Het Office 365-project is onderdeel van het Avansprogramma Digitale Onderwijsondersteuning (DOO). Voordat we met Office 365 kunnen werken, moeten er eerst nog 2 andere zaken wijzigen.

Wijziging 1:
Van Office 2013 naar Office 2016 (half maart 2018)


Bij Avans werken we nu nog met Microsoft Office 2013. Hierin zitten programma’s als Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook. In de week van 12 tot 16 maart 2018 vervangen we deze programma’s op vaste pc's en op notebooks door versie 2016. We beginnen bij DIF. Programma’s als Word zien er nagenoeg hetzelfde uit. Er zijn alleen iets meer mogelijkheden. Later ontvang je meer informatie hierover.

Wijziging 2:
E-mail gaat naar de cloud (eind maart tot juli 2018)


De mailboxen van alle medewerkers en studenten van Avans zetten we over naar de cloud bij Microsoft. Voor medewerkers verandert er relatief weinig. Op je computer of laptop ga je op dezelfde manier naar je mailbox.
Voor studenten verandert er meer. Zij hebben nu nog een Gmail-account van Google en stappen straks over naar Microsoft. Alle e-mails, agenda-items en het adresboek vinden zij dan terug in Outlook.
Medewerkers en studenten van Avans die nu gebruikmaken van Google-producten als Google Docs en Google Drive kunnen daar overigens wel gewoon gebruik van blijven maken.

De grootste veranderingen

  • Studenten gaan straks via de Office365-omgeving naar hun mailbox. Hun mailomgeving wordt Outlook in plaats van Gmail. Studenten en docenten werken straks in dezelfde mailomgeving, waardoor zij beter met elkaar kunnen communiceren.
  • Als je op je mobiele telefoon of tablet je e-mail of agenda wilt bekijken, gebruik je straks de Outlook-app. Voordeel van deze app is dat jouw e-mails, agenda en adressenlijst hierin geïntegreerd zijn. We proberen de installatie van de Outlook-app zo veel mogelijk te automatiseren. Meer informatie hierover ontvang je later.

Planning

Het overzetten van alle mailboxen bij Avans doen we in fases:

  1. Eind maart gaat de mail van de Dienst ICT en Facilitaire dienst (DIF) over naar de cloud.
  2. Vanaf half april, na de evaluatie bij DIF, zijn de medewerkers van de 6 voorklimmers aan de beurt: ACUE, AE&I, ATGM, PABO, DMCS en AMBM.
  3. Daarna zetten we de mailboxen van de overige academies en diensten over naar de cloud.
  4. De mail van studenten zetten we per academie over naar de cloud.

Een exacte tijdsplanning is nog niet bekend. Globaal verwachten we dat we eind maart beginnen bij DIF en dat we eind juni 2018 de laatste mailboxen bij Avans hebben overgezet.

Wat medewerkers ervan merken

Op het moment dat wij je mailbox, agenda, contacten en machtigingen overzetten naar de cloud, kun je gewoon blijven werken met je mail zoals je gewend bent. Je merkt hier weinig tot niets van. Het enige wat tijdelijk niet goed kan werken zijn agendamachtigingen en functionele e-mailadressen waar verschillende diensten of academies mee werken. Bestaande machtigingen blijven gewoon werken.
Maar als je een machtiging wilt wijzigen of aanmaken, kan het zijn dat dit niet werkt als de ene dienst of academie al wel in de cloud zit en de andere nog niet. Dit is tijdelijk totdat alle mailboxen zijn overgezet.

Wijziging 3:
De overstap naar Office 365 (in 2018 en 2019)

Iedereen bij Avans werkt straks met Office 365. Dat heeft meerdere voordelen. Bijvoorbeeld:

  • Je documenten staan veilig opgeslagen in de cloud. Vanuit elke plaats en met elk apparaat heb je toegang tot jouw bestanden.
  • Studenten en docenten kunnen eenvoudiger digitaal samenwerken en communiceren.
  • Je kan samen met een collega, student of externe partij gelijktijdig aan hetzelfde document werken.
  • Je werkt in een digitale samenwerkomgeving, waarin je ook eenvoudig kunt chatten en/of videovergaderen.

Planning

Wanneer we precies overstappen op het complete pakket van Office 365 is nog niet bekend. De voorklimmers (ACUE, AE&I, ATGM, PABO, DMCS en AMBM) gaan in 2018 over. De overige diensten en academies in 2019. Meer informatie hierover volgt later.


Klik op bovenstaande afbeelding voor de vergroting

Vragen

Als je vragen hebt, dan neem je contact op met de Servicelijn van Avans: 088 – 525 8888 of servicelijn.dif@avans.nl.

Laatst bijgewerkt op 8 februari 2018.
Stel je vraag aan het studentendecanaat

Heb je persoonlijke problemen of loop je tegen andere zaken aan die je studie belemmeren zoals een chronische ziekte, een functiebeperking, stress of dyslexie? Vul dan het formulier in en we nemen contact met je op.

Vul het formulier in

Avans Flow

Jij en je studie in evenwicht

naar Avans Flow

Nieuws
Agenda